企業80%以上文檔資料都在員工手中!如何避免泄密風險?

在當前這個數據爆炸增長的時代，辦公文檔、項目合同、課件教案、施工圖紙、照片、視頻、音樂……人類智慧的所有產物幾乎都通過電子數據的形式生成、傳播。無紙化辦公在政府、企業管理中快速普及，電子文件數量也以驚人的速度增長。

企業數據風險：80%以上文檔資料都在員工手中

根據IDC國際權威調查機構曾經做過的一次調查顯示，2016年我國全年生成電子文檔數量便高達32億份，總量約為1800TB。中型單位平均每年在業務管理活動中產生的各類文檔超過3萬份，這些包括方案合同、設計圖紙、實施計劃、統計報表、分析報告等各類電子文檔在各職能部門流轉中充當業務協作的信息載體，作為企事業單位運轉的信息資源，它們往往也記錄了業務經營、管理中的核心機密。

令人震驚的是，僅有不足20%的文檔存儲于OA、ERP、CRM等各類應用系統中，這意味著超過80%的電子文檔則零散地分布在員工的個人電腦里，日常工作中，電子文檔的共享、協作與溝通則主要通過“QQ+Email+U盤”方式實現。在沒有數字化管理應用系統的企業中，這一比例恐怕會更高。

電子文檔存儲碎片化，導致技術、商務等業務信息流失嚴重，分享不可控、傳播不留痕，不僅給政企部門的無形資產帶來了嚴重的安全隱患。同時，也嚴重地降低了協作效率。如何安全管理企業文檔，避免泄密風險?為了避免員工泄露核心數據和文件，公司通常都會采用一種或數種保密措施，場景的有保密協議、網絡隔離、本地加密等。大多數企業在員工入職時都會與員工簽訂保密協議，或者與在職員工簽訂補充協議，通過法律保護企業的商業機密。法律雖然可以威懾和保護，但一些犯罪分子仍然會因為經濟利益鋌而走險，因此公司往往也會需要考慮使用其他技術手段來阻止員工帶出公司文件。

政府單位、金融機構等，法律法規強制要求做網絡隔離，一個大型企業也會對網絡進行管理，并配合數據加密軟件，對所有文件加密處理，就不用擔心離職員工將文件拷貝出去。即便拷貝了，沒有授權的終端賬號也無法解密文件，因此不用擔心文檔內容被非法泄露。但這樣的模式會導致某些業務場景效率低下，甚至阻斷業務的進行，并不適合所有企業使用。隨著企業管理服務的發展，，不少企業選擇使用云盤存儲，將文件統一存儲到云空間，避免本體碎片化存儲帶來的風險，也提升了文件流轉的效率。

龍騰飛OA企業管理系統在為企業提供云空間存儲的同時，將文檔管理具體到了實際的應用場景。在功能中，企業可以對項目進行結構化的流程管理，其中就包括了對項目發展各個階段的文檔管理。

在項目創建初期，企業科創上傳項目申請書、預算書、任務書、決議書、報告書等項目資料。

項目中的文檔，團隊里所有成員均可查看，相較于傳統的云盤存儲，管理系統下的文檔與項目有更強的關聯性，成員可通過項目查看與之相關的文檔，有效的提升了協作效率。

文檔支持加密分享，企業可以自主選擇分享有效時間，以及是否需要密碼，保護資料的安全性。

科研管理能夠讓企業直觀看到每個階段的推進過程，是否正在進行，已經完成還是需要延期。在每個階段，都會有相應的文檔管理功能，方便成員查看，進一步細化文檔的應用場景，無需再從龐大的文件庫里單獨尋找。

文檔支持在線協同操作，成員可以對文檔內容進行評論，共同參與到文檔的完善中，每一次操作也會被系統記錄，管理者可以查看具體成員的操作路徑，建立責任機制。

同時，管理系統提供了細致的團隊角色和權限管理，權限較低的成員只能查看自己所在的項目信息，將數據范圍鎖定在可控范圍之內。

同時系統可以幫助企業整理在創意階段用做理論支撐、展示說明用的資料文檔。可以幫助企業整理各項目環節產生的費用明細、憑證等文檔。將文檔管理融入企業日常的工作場景中，減少企業團隊在文檔管理上的學習成本，自然的建立起安全、高效、可溯源的文檔管理體系。